Come Concludere una Lettera

Indipendentemente dal fatto che seguiamo la struttura tripartita o che ne creiamo una personale, dobbiamo ricordare che la conclusione è il momento buono per fare la nostra richiesta, per chiarire in modo solare qual è lo scopo per cui abbiamo scritto.
Non devono esserci frasi complicate né giri di parole nella conclusione.
Solo il succo del nostro obiettivo: cosa vogliamo che il destinatario faccia. Pagare la fattura, inviare un documento, telefonare, contattare una persona, barrare una casella…Diciamolo e basta.

Al momento di congedarsi, il saluto sia il più spontaneo possibile. Dicendo spontaneo non intendo il primo che viene in mente, ma qualcosa che chiuda con disinvoltura.

Occorre sintonizzarsi inoltre sul tono della lettera. Se è distaccato o polemico, va bene per esempio saluto e resto in attesa di un vostro riscontro, se è il riscontro che chiediamo.
Se il tono è cordiale ma professionale, bene cordiali saluti, cordialità, cordialmente (non capisco perché qualcuno vuole mandare in soffitta queste formule, la cordialità è sempre un valore).
Se si scrive a un amico si può anche chiudere con Un abbraccio oppure Grazie e a presto / Spero di risentirti quanto prima, ciao….
La frase perfetta non c’è. L’importante è evitare le formule di rito, quelle vecchie e un po’ buffe tipo distinti saluti, le porgiamo i nostri più cortesi saluti, distintamente salutiamo, siamo a offrirle, ci è gradita l’occasione per inviarle distinti saluti…
Ricordo anche che sono da evitare La, Le, Suo, Sua, Tuo, Ti con iniziale maiuscola in corso di frase. Quindi scriveremo: In attesa di incontrarla, la saluto / Attendo il suo parere e non: In attesa di incontrarLa… / Attendo il Suo parere.
Per la firma, la cosa migliore è scrivere, sotto l’autografo, il proprio nome e cognome, la funzione e il nome dell’azienda.
I titoli accademici sarebbero da evitare…

Esempio:

Formula da evitare
Reparto Marketing e Comunicazione
dott. Mario Gentili
(autografo)

Formula più corretta
(autografo)
Mario Gentili
Responsabile marketing e Comunicazione

Si tratta di consigli utili.